Уважаемые читатели!
В этом разделе мы собираемся обсуждать проблемы построения организации. Будем
искать ответы на вопросы: Как построить организацию, которая, скорее всего, устоит
при любых катаклизмах нашей экономической действительности? И можно ли это
сделать в принципе.
На наш взгляд, если Вы хотите создать "машину" для
производства денег (а ведь в принципе любое коммерческое предприятие и есть
такая машина), то и начинать надо с ответов на вопросы: а что для этого в ней
должно быть обязательно и сразу. Что эта "машина" должна уметь делать при любых
обстоятельствах, а что можно достроить и потом. Именно поэтому мы убеждены, что
сначала нужно построить "машину". Потом определить как мы будем управлять и как
мы будем ее обслуживать, сколько человек для этого надо. И лишь после этого
подобрать людей, которые смогут это сделать наилучшим образом.
Так что на извечный вопрос "что первично - курица или яйцо" в применении к
деловому предприятию мы отвечаем: организующая структура и система управления ,
а не наоборот.
Все материалы нашего журнала, в том числе и этого раздела, будут описывать
реальные примеры из нашей жизни. Мы будем писать не об абстрактных примерах, а о
действующих компаниях, больших и не очень, ведущих свой бизнес здесь и сейчас.
Но практическая необъятность темы "Как построить организацию неизменно
достигающую своих целей с наименьшими затратами финансовых и иных ресурсов"
вынуждает нас начать с вводных статей.
Мы рассчитываем по Вашим откликам уточнить, что для Вас является наиболее
интересным сегодня и обязательно в следующих выпусках будем очень конкретны и
доказательны в освещении предложенных Вами , уважаемые читатели, тем.
Все наши "домыслы" будут подкреплены примерами построения компаний успешно
действующих и сегодня на рынке России. По возможности, мы не хотели бы обращаться
к опыту зарубежных компаний. Просто потому, что у них совершенно иные условия
ведения бизнеса. Им повезло. Но не будем завидовать. Будем добиваться успеха здесь
и сейчас.
Начнем.
Оргструктура или Организующая структура: есть ли разница?
Начнем с уточнения: "Оргструктура" или "Организующая структура". На первый
взгляд - а какая разница. Все-таки давайте определимся. Оргструктура - слово
нам хорошо знакомое еще с советских времен. Как правило, его понимали как
сокращение от "Организационная структура". Вот от этого хотелось бы и уйти.
В самом понятии "Организационная структура" так и слышится "оргвыводы",
"оргмероприятия" и тому подобное. Девальвировалось слово от неправильного
применения. Да и по сути в те времена основное назначение "оргструктуры"
было не организовать оптимальным способом достижение какой-либо
"народно-хозяйственной задачи" , а на самом деле это была схема управления, схема
распределения постов и … основа для "раздувания "штатного расписания. На одном
крупном предприятии нефтехимического комплекса с которым мне довелось работать
в качестве консультанта, даже название типичной "оргструктуры" было - "Схема
управления заводом".
Хорошая "оргструктура" - это не просто совокупность составляющих систему
элементов, а в большей степени организующая структура - то есть устанавливающая
устойчивые связи между элементами системы.
Именно непонимание этого нюанса терминологии приводит к неверному алгоритму при
попытках оптимизации деятельности компании посредством рисования квадратиков с
должностями и функциями на неком листе бумаги.
Вторая характерная ошибка - попытка нарисовать (в буквальном смысле) эффективную
организацию оставив на потом осмысление вопроса: "А что мы рисуем? Для чего
вообще нужна ЭТА конкретная организация?"
На самом деле, Организующая структура даже по лингвистическому смыслу должна
организовывать процесс достижения какой либо цели. Мы будем пользоваться именно
этим понятием и именно в этом смысле.
А раз так, то организующая структура должна
- отражать в обязательном порядке те подразделения, без результата
деятельности которых невозможно достичь конечного результата
- на ней не должно быть места подразделениям или должностям, результат
деятельности которых не ясен или не нужен для достижения конечного результата
предприятия
- должна наглядно описывать схему взаимодействия подразделений и должностных
лиц при выполнении общей задачи
- должна быть известна и понятна всем сотрудникам предприятия - иначе как же
она будет этих сотрудников организовывать
Что мы имеем ввиду?
Поясним на примере
Не очень давно, в одной из компаний было принято решений о создании
корпоративного сайта. Предполагалось, что сайт должен обновляться не целиком,
а только в отдельных частях: должен обновляется перечень и прайс, имеющихся в
наличии товаров и услуг; должна обновляться колонка "новости сайта и компании".
Остальные страницы сайта относительно статичны. Мне , как консультанту компании,
показали штатное расписание отдела по разработке и поддержке корпоративного сайта.
Оно выглядело так:
Штат отдела
| Должность | Обязанности | Зарплата $/месяц |
| 1. Специалист по интернет-рекламе |
Планирование, разработка, анализ эффективности рекламных кампаний |
100 |
| 2. Редактор |
Подготовка материала для публикаций, верстка страниц | 50 |
| 3. Программист |
Программирование и поддержка сайта, верстка страниц | 80 |
| 4. Дизайнер |
Изготовление баннеров, верстка страниц | 80 |
| 5. Верстальщик | Верстка страниц | 50 |
| Итого: | 5 шт. ед. | $360 (в рублях по курсу) |
|
Это как раз и есть пример не "организующей структуры отдела" ,
а "оргструктуры" для раздувания штата.
Действительно, если внимательно взглянуть, мы увидим, что в обязанности 4-х
человек из 5 входит "верстка страниц". Кроме того, если сверстанных страниц
вовремя не окажется - концов не найдешь. Никто не отвечает персонально за
результат, но все "работают". Нет руководителя всего проекта. Каждый ответит,
а что я разве это не сделал (планировал, программировал и т.д.) .Даже
верстальщик, может быть искренне убежден, что это должны были сделать остальные
трое (программист, дизайнер, редактор).
Если же мы попытаемся понять, а какие промежуточные продукты (результаты) надо получить для решения задачи: создать и эксплуатировать корпоративный сайт с регулярным обновлением 2 страничек из планируемых 8 страниц сайта. Получим примерно следующий перечень необходимых промежуточных продуктов:
1. Одобренная руководством компании концепция сайта
2. Утвержденное руководством компании дизайнерское решение загрузочной и остальных страниц сайта
3. Подготовленный к опубликованию текстовый и графический материал
4. Программное обеспечение поддержки сайта, изготовленные банеры
5. Сверстанные страницы
6. Процесс (регулярно повторяемая работа): подготовка новых материалов и верстка двух обновляемых страниц
7. Процесс (регулярно повторяемая работа): анализ посещений и планирование рекламных компаний, поддержка сайта
Что же получается, нужно 7 человек в отделе? Отнюдь. Следующий шаг: анализ
трудоемкости выполнения работ и загрузки каждого работника. Выясняется, что к
разовым работам можно отнести:
- Одобренная руководством компании концепция сайта
- Утвержденное руководством компании дизайнерское решение загрузочной и остальных страниц сайта
- Подготовленный к опубликованию текстовый и графический материал
- Программное обеспечение поддержки сайта, изготовленные банеры
- Сверстанные страницы
Кроме того часть специалистов для этих разовых работ уже имеется
в отделе рекламы.
В итоге было предложено несколько иная "организующая структура отдела" и
соответствующее штатное расписание:
Штат отдела Internet-технологий
| Должность | Обязанности | Зарплата, $/месяц |
| 1. Руководитель отдела | Планирование, разработка, анализ эффективности
рекламных кампаний, подготовка материала для публикаций, верстка
страниц - всех | 140 |
| 2. Дизайнер-Программист | Программирование и поддержка сайта,
изготовление баннеров плюс обслуживание других отделов в качестве системного
инженера | 130 |
| Итого: | 2 шт. ед. | $270(в рублях по курсу)
|
|
Организующая структура и предложенное штатное было утверждено, введено в
действие и через 1,5 месяца сайт стал быстро догонять по количеству посещений в
день сайты друзей-конкурентов.
Что мы получили в итоге. Экономия $90 в месяц, более квалифицированные
специалисты (поскольку появилась возможность предложить более высокую оплату),
выполненная работа и достигнутый результат.
Еще одна часто встречающаяся ошибка. Когда "Организующая структура" тщательно
продумана, но при расстановке людей , оказывается , что нет достойной должности
для очень хорошего Ивана Ивановича. Ни в коем случае не надо по этой причине
вносить изменения в организующую структуру. Если Иван Иванович действительно
так хорош, подумайте: с какой работой на отраженных в организующей структуре
должностях он может справиться наилучшим образом. И назначте его туда. Не надо
выдумывать должности , которые пока организации не нужны.
Общие принципы построения организации
Ниже приведены наиболее общие принципы построения организации и соответственно
разработки "Организующей структуры". Каждый из подпунктов конечно требует
детального рассмотрения. И мы будем это делать в следующих выпусках нашего
журнала. Пока мы поместили эту схему как анонс будущих публикаций, чтобы Вы
смогли понять наш подход к решению этих проблем. А для кого-то, возможно, и
этого тезисного изложения будет достаточно для уточнения и оптимизации
организующей структуры своего предприятия.
Алгоритмы построения организующей структуры делового предприятия
- Определить миссию организации
(для чего создана организация?)
- Уточнить ее генеральные цели
- Определить реальные ценные конечные продукты организации
- Определить промежуточные продукты
- Составить схему необходимых действий
- Составить схему обеспечивающих и вспомогательных функций
- Организовать координацию этих действий и функций
- Обеспечить контроль за достижением всех результатов
(основных и промежуточных)
Принципы организации схем управления делового предприятия
- Разделение функций
- Механизм координации
- взаимная адаптация
- прямое руководство
- стандартизация конечных результатов
- стандартизация всех рабочих процессов
- стандартизация рабочих процедур
- Формы управления
- Группировки по подразделениям
- Централизация и/или децентрализация
Некоторые способы и практические примеры решения задач оптимизации организующей
структуры Вы можете увидеть в разделе
"Стратегия развития ..." и в разделе
"Тренинги и семинары". Другие вопросы, которые покажутся Вам наиболее
интересными - мы обсудим в следующих выпусках. Пишите ...
|
